Intestazione di una busta: come intestare una busta a seconda delle occasioni o dei destinatari
In un mondo sempre più digitale, la scrittura di una lettera può apparire un’azione anacronistica, ma come vedremo in questa semplice guida, ci sono delle occasioni in cui l’invio di una missiva non può essere evitato.
Si tratta ad esempio dell’invio di un invito per un matrimonio e della relativa risposta di auguri. Accade quando si devono porgere le condoglianze a qualcuno, o in lieti eventi come una nascita.
A volte si deve inviare una raccomandata cartacea o un curriculum vitae, e come si vede dunque non sono poi i rari i casi in cui si deve procedere con l’intestazione, che deve essere personalizzata a seconda dell’evento stesso.
Quindi, che sia cartacea o in allegato a mezzo mail, la lettera (a seconda della circostanza) richiede un’intestazione specifica.
Vediamo i diversi casi. Dopo aver letto e preso spunti dal nostro articolo, per spedire la busta affidatevi a Packlink : potrete comparare costi e tempi di spedizione di Poste Italiane con quelle dei migliori corrieri.
Intestazione della busta di una lettera formale
La lettera si intende formale quando va inviata per un’occasione specifica o a un destinatario con il quale non si ha una confidenza particolare.
Può essere l’invio del proprio curriculum vitae per rispondere a un annuncio di lavoro o proporsi per una collaborazione professionale. Può essere l’invio di un documento presso il proprio Comune di residenza o un altro organo amministrativo.
Proprio perché ufficiale quindi, ci sono regole da rispettare, che sono:
- » grafia (nel caso in cui si scriva a mano) perfettamente leggibile come prima cosa;
- » dati corretti e assolutamente senza errori di grammatica;
- » scrivere il nome del destinatario per esteso con il relativo titolo. Nel caso di un avvocato ad esempio si scriverà Prg.mo Avvocato Rossi; nel caso di un medico specialistico si scriverà Ill.mo Dottor Prof. Rossi; nel caso di un destinatario senza titolo si indicherà comunque Preg.mo Signor Rossi. Nel caso di un ente, si scriverà Comune di Roma, Dip. Lavori Pubblici e così via;
- » specificare i ruoli dei destinatari: nel caso in cui si spedisca una lettera a una famiglia, si dovrà specificare Signor e Signora, oppure (nel caso di omonime) Signor Rossi e figlio. In alternativa si potrà indicare anche ‘Famiglia Rossi';
- » l’indirizzo va scritto per intero, quindi Via o Piazza, poi la virgola a separare il numero civico, eventuali interni e il CAP), seguito il tutto dalla città e quindi dalla provincia.
Intestazione della busta di una raccomandata
La raccomandata è una missiva particolare, perché sottintende l’invio di un documento del quale si vuole (o si deve) avere traccia e conferma sul recapito. In genere si usa per spedire documenti, o per contestare atti amministrativi, o per inviare domande di partecipazione ai concorsi. Va da sé quindi che deve essere compilata con particolare attenzione.
La busta dovrà essere sufficientemente grande per contenere i documenti spediti, e quindi sigillata. Importantissimo cominciare con il mittente, sia perché chi la riceve (nel caso dei concorsi) deve poter sapere chi iscrivere, sia per poter ricevere la ricevuta di ritorno (sempre consigliata).
Il mittente va scritto sulla parte della chiusura della busta, mentre il destinatario va inserito fronte busta, a circa tre quarti dall’alto (in questo modo il lettore ottico delle Poste non viene intralciato).
L’indirizzo del mittente (preceduto dalla dicitura ‘mittente’) e del destinatario (preceduto dalla dicitura ‘per’) deve essere scritto con cura e per esteso.
Attenzione alla ricevuta da compilare per poter avere la contezza della consegna. Va compilata nella parte superiore con i dati del mittente e nella parte inferiore con quelli del destinatario. Spuntare sempre la voce: A/R.
Poi compilare anche il cartoncino della consegna sul quale indicare l’indirizzo del mittente al quale andrà spedita la ricevuta con la firma del destinatario da allegare alla pratica in corso.
Intestazione di una busta consegnata a mano
Caso particolare, ma tutt’altro che raro, quello di una lettera consegnata a mano. In genere si utilizza quando la lettera, che deve essere ricevuta da un destinatario in particolare, rischia di perdersi dentro uffici o condomini molto grandi.
Si utilizza questa formula quindi quando si vuole che proprio quella persona, e nessun’altra, riceva la lettera. Il postino in questo caso potrà citofonare direttamente al destinatario per consegnarla, mentre in caso di uffici o banche potrà darla al portiere che se ne occuperà personalmente.
In questo caso si potrà anche in via eccezionale omettere il mittente, qualora non volesse essere reso noto, proprio perché solo il destinatario la riceverà. Ecco quindi che il suo nome e il luogo in cui trovarlo sarà fondamentale.
Ad esempio: Preg.mo Dottor Rossi, Direttore filiale n”X’ c/o banca ‘Y’, Ufficio enti pubblici, terzo piano. Si usa indicare in questi casi anche la dicitura S.P.M., acronimo di Sue Proprie Mani, che sta a indicare che la lettera deve essere fisicamente consegnata nelle mani del destinatario.
Volendo, qualora il contenuto della lettera sia particolarmente riservato, si può indicare anche “Riservato e Personale”, e la si può affidare a un corriere privato. Si usa molto negli studi legali e nelle banche.
Intestazione di una busta di auguri per diverse occasioni: matrimonio, laurea, compleanno etc.
Vediamo adesso l’intestazione di una busta in occasioni diverse ma accomunate tutte da un evento. Può trattarsi di un matrimonio o di un lutto, ma anche di auguri di compleanno o per la festa di laurea.
Premesso che i nomi di mittente e destinatario, nonché l’indirizzo di destinazione devono sempre essere presenti e leggibili, a seconda delle circostanze si useranno formule diverse.
Intestazione di una busta per gli sposi
La busta per gli sposi va inviata ovviamente in occasione di un matrimonio, e può riguardare diverse circostanze:
- » Risposta all’invito alla cerimonia;
- » Invio del regalo ‘scritto’ (in questo caso contiene soldi o eventualmente biglietti di viaggio o comunque non oggetti voluminosi)
- » Invio del regalo ‘fisico’ (come potrebbe essere un vero e proprio pacco).
A prescindere dal contenuto, si dovrà intestare la busta con la dicitura ‘Signore/Signora’, o “Gentilissimo/Gentilissima/Gentilissimi”, aggiungendo la formula “e famiglia” se si vuole estendere l’invito ai figli degli stessi.
La busta (nel caso contenesse soldi) potrà avere una tasca interna di sicurezza e magari essere anche assicurata.
Intestazione di una busta di auguri per laurea
In questo caso invece il titolo che deve essere indicato è quello conseguito in sede di Laurea. Quindi ad esempio si potrà scrivere Preg.mo Avvocato Rossi, con la differenza che per un’avvocata la dicitura dovrà essere Gent.ma Avvocata Rossi. Se si ha molta confidenza con il laureato si potrà anche scegliere una busta simpatica e colorata di rosso (il colore della Laurea appunto) ma intestazione del destinatario e del mittente dovranno sempre essere completi e corretti.
Appunto forse superfluo ma necessario: le buste di cui parliamo vanno scritte sempre a mano. All’interno delle singole buste, a seconda della circostanza, si potranno anche inserire biglietti (simpatici come in questo caso) o sentiti (come nel caso di un lutto) ma all’esterno non devono mai essere indicate cose diverse da:
- » mittente: nome cognome e indirizzo
- » destinatario: nome cognome e indirizzo
L’unica eccezione, come visto, è la sigla ‘S.P.M.’ nel caso di missive consegnate ‘brevi manu’.
Intestazione di una busta di condoglianze
La busta per le condoglianze, che all’interno conterrà un biglietto che esprime vicinanza e affetto, seguirà le medesime regole delle altre missive per quanto riguarda mittente e destinatario, ma potrà essere inviata anche come telegramma. In ogni caso sulla busta si dovrà indicare:
- » il titolo professionale di chi riceve la busta qualora sia venuto a mancare un suo caro;
- » la dicitura ‘Famiglia Rossi’ nel caso si invii la lettera ai membri di una famiglia che hanno perso un congiunto;
- » Signor e Signora nel caso di una coppia che abbia perso un figlio;
- » si può aggiungere ‘al carissimo’ prima del destinatario qualora si abbia particolare confidenza con il destinatario.
La busta in questi casi dovrà però avere una particolarità. Si usa in genere una busta che reca sul lato sinistro una linea nera posta in diagonale. Questo sta a significare naturalmente il lutto. Per il resto ricordarsi sempre che il destinatario va sul fronte busta a tre quarti dall’alto in questo modo:
- » nome destinatario (con eventuale titolo)
- » sotto l’indirizzo (Via/Piazza, numero civico)
- » sotto il CAP seguito da città e provincia
Il mittente va scritto dal lato di apertura della busta, quindi retro busta, così:
- » mittente: nome e cognome
- » indirizzo sotto
- » cap città e provincia sotto
Intestazione di una busta per avvocato, medico, sindaco o altre personalità
La busta è decisamente ufficiale e prevede diversi casi. Chi invia una lettera a un avvocato in genere è un altro avvocato o uno studio commercialista o ancora un cliente che deve ritornare un mandato debitamente firmato.
La busta dovrebbe essere anche intestata se il mittente è un altro studio professionale (quindi al posto del mittente andrebbe il nome dello studio che invia). Unica eccezione, in questo caso si usa stampare le etichette da apporre con l’indirizzo.
Per quanto riguarda un sindaco o altra carica istituzionale va sempre indicato ‘Ill.mo nome, cognome, Sindaco di… c/o Comune di ed indirizzo’.
Intestazione di una busta per un Curriculum Vitae
Quando si manda una lettera di questo tipo si deve indicare l’ente (lo studio o il negozio o l’ufficio) a cui si spedisce prima dell’indirizzo. Quindi Spett.le Studio Professionale, con indirizzo completo.
Se si vuole far recapitare il cv all’ufficio selezione del personale si potrà aggiungere presso (co/) l’ufficio del personale, eventualmente con la menzione ‘all’attenzione del Signor’ se si conosce il nominativo del responsabile.