Documenti di spedizione e trasporto
Quando si deve spedire qualcosa, si dà per scontato che basti consegnare il pacco alle Poste o al corriere scelto per essere in regola con gli adempimenti.
Ogni spedizione di pacchi è individuata dal suo documento di spedizione o trasporto (DDT, lettere di vettura o AWB), che permette di riconoscerla nel momento in cui viene recapitata presso i centri di sdoganamento insieme alle altre spedizioni in partenza. Generalmente i documenti di trasporto sono di facile compilazione in quanto comprendono le caratteristiche del pacco inviato e i dati di mittente e destinatario.
I documenti di spedizione sono particolarmente utili nel caso di spedizioni internazionali, in quanto gli spedizionieri doganali fanno riferimento in primo luogo ai dati contenuti in questa documentazione doganale per decidere se controllare il pacco e bloccarne il transito.
In ogni spedizione all’estero è consigliabile prestare particolare attenzione a compilare i documenti di trasporto in modo che siano ben comprensibili ai corrieri del paese di destinazione: in alcuni paesi è necessario per esempio inserire oltre all’indirizzo o al CAP anche ulteriori specifiche come il numero dell’edificio, piano e numero della porta (come nel caso delle spedizioni in Spagna, dove si fa riferimento più a queste informazioni che ai nominativi sulla casella postale).
Infine un elemento da tenere in considerazione è la necessità di indicare un riferimento telefonico, preferibilmente del paese di destinazione, in modo che, se il corriere avesse la necessità di contattare il ricevente, sia più semplice contattarlo e non vi siano malintesi sui prefissi necessari per chiamate internazionali.
Documenti di spedizione e trasporto Poste BRT, DHL, TNT e altri corrieri espresso
In questa sezione vedremo, a seconda dello spedizioniere che si è scelto, quali adempimenti sono previsti con ciascuno rispetto al materiale da inviare.
Non ci si deve far trarre in inganno dalla dimensione del pacco da inviare: a volte sono necessari più documenti di spedizione (come fatture in più copie) per delle piccole spedizioni rispetto a quelli necessari per pacchi di dimensioni più grandi.
Documenti di spedizione e trasporto Poste Italiane
Se ci si affida Poste Italiane, si avrà a disposizione un vademecum dettagliato sui documenti che dovranno essere predisposti per la spedizione. Fondamentalmente si tratta di:
- lettera di vettura: che deve essere compilata per ogni merce inviata. Si applica sul pacco e viene fornita dallo sportello al momento della consegna; occorre specificare debitamente mittente, destinatario ed eventuali note come recapiti telefonici in maniera leggibile. Inoltre si dovrebbe anche specificare se il contenuto si compone di documenti o merce generica, o nel caso di merce sensibile. Anche il peso e le dimensioni del pacco dovrebbero essere riportati per l’identificazone della corretta tariffa corrispondente;
- fattura: in questo caso il documento deve essere allegato se il pacco contiene merce spedita nell’ambito di una transazione economica (come per le spedizioni e-commerce). Se la merce viene spedita all’interno dell’Unione Europea o all’esterno poco cambia, ma in ogni caso si dovrà indicare il numero della fattura, la partita IVA o il codice fiscale del mittente, oltre al recapito completo del destinatario. Il peso con la descrizione della merce saranno requisiti fondamentali della fattura, oltre naturalmente al Paese di spedizione e di destinazione, al fine del calcolo del relativo dazio doganale ove presente;
- dichiarazione doganale CN23: se la merce viene inviata al di fuori della UE, si dovrà allegare anche questo documento. Si tratta delle dichiarazioni utili alla dogana che servono per identificare la merce senza incorrere in ritardi o blocchi preventivi (ci sono infatti merci che non possono essere spedite).
Documenti di spedizione e trasporto SDA
SDA, partner delle Poste Italiane, adotta la medesima politica di trasparenza in quanto a documentazione necessaria. In particolare SDA prevede la compilazione della lettera di vettura, che una volta firmata sottintende anche l’accettazione delle condizioni di spedizione e trasporto. Nello specifico la lettera di vettura di SDA prevede dei campi che devono tutti essere riempiti, e che sono:
- recapiti telefonici o note particolari (ad esempio orari in cui non si è in casa o condizioni di accesso all’abitazione particolari).
- dati completi e leggibili del destinatario;
- dati completi e leggibili del mittente;
- modalità di pagamento della spedizione;
Documenti di spedizione e trasporto Bartolini (BRT)
Quando si spedisce con Bartolini (oggi BRT) si ha a che fare invece con il cosiddetto DDT, acronimo di Documento di Trasporto. Si tratta di un foglio indispensabile in cui vanno indicati:
- dati completi e leggibili di mittente e destinatario oltre a recapiti ed eventuali note.
- eventualmente la fattura se prevista;
- i dati della spedizione utili a identificare la merce inviata, che devono naturalmente essere redatti da chi spedisce;
BRT poi specifica che il corriere, laddove il cliente non abbia predisposto il DDT, non è tenuto a prendere in carico la spedizione. Una copia viene trattenuta da chi spedisce.
Documenti di spedizione e trasporto TNT
Anche TNT si avvale del DDT, cioè del Documento di Trasporto. Questo conterrà:
- un recapito telefonico e note per ogni evenienza.
- il valore eventuale della merce da assicurare;
- la specifica del pagamento (se in porto franco o in porto assegnato);
- la specifica del tipo di spedizione di cui si vuole usufruire;
- contenuto del pacco con merce, peso e dimensioni;
- dati completi e leggibili di mittente (compresa la P. IVA o il codice fiscale) e destinatario;
Documenti di spedizione e trasporto UPS
Alla voce CGT (cioè Condizioni Generali di Trasporto), UPS indica ai suoi clienti quali documenti predisporre per le spedizioni. Suddivide poi il servizio in due tipologie:
- documentazione per le spedizioni nazionali: in questo caso dal sito stesso di UPS si potrà stampare direttamente l’etichetta da apporre sul pacco contenente le informazioni necessarie come mittente, destinatario e descrizione merce;
- documentazione di esportazione: in questo caso UPS specifica che se la spedizione è intra UE non servono (a parte il DDT) altri documenti, mentre se la spedizione è internazionale extra UE (standard o economica), servirà fattura commerciale in 3 copie.
Documenti di spedizione e trasporto DHL
DHL prevede la lettera di vettura sia in caso di spedizione merci sia in caso di spedizione di documenti, a patto naturalmente che sia compilata con ogni dato utile.
DHL identifica la lettera di vettura come un documento che può essere stampato sia dal sito sotto forma di etichetta adesiva, sia prodotto dal cliente/mittente e che identifichi in maniera univoca la spedizione con i dati di partenza e arrivo.
Documenti di spedizione e trasporto Nexive
Questo corriere privato, nelle CGT, Nexive prevede la lettera di vettura, preceduta dalla forma del contratto nel quale si accettano le condizioni di spedizione. I dati richiesti saranno:
- specifica dell’eventuale contrassegno.
- dati di mittente e destinatario;
- dati per il pagamento;
- eventuali fatture commerciali laddove presenti;
- indicazione della merce per la verifica che non contenga oggetti non ammessi al trasporto;
Documenti di spedizione e trasporto Skynet
Anche Skynet prevede la lettera di vettura, che dovrà contenere:
» dichiarazione del possesso della merce e della non pericolosità della stessa. » dati di spedizione con firma autografa;